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課外活動の事務手続き

2019年度 課外活動団体の公認申請について【重要】

「課外活動団体に関する取扱要綱」に基づき、2019年度の課外活動団体の公認申請を下記のとおり受付します。 希望する団体は『2019年度課外活動団体の公認申請提出書類について』ならびに『公認申請手続書類』をダウンロードし、必要書類を提出してください。
なお、必要書類を提出した団体全てが認可される訳ではありません。下記に記載の「♦認可要件」を満たし、かつ学生生活支援委員会で審議の上、適格と判断された場合のみ認可となります。

申請対象

    新規にサークルから準公認・準公認から公認に昇格を希望する団体で、認可要件を全て満たしている団体

認可要件

下記の要件をすべて満たすと認められた場合

  • 「課外活動団体に関する取扱要綱 第2条(認可の要件)第2項」を満たしていること
  • 学内における活動諸環境が整備されていること
  • (準公認から公認昇格希望団体のみ)準公認団体として継続して2年以上の活動歴があること
  • ※2019年度より「課外活動団体に関する取扱要綱」が改正されました。
    詳細については必ず 「課外活動団体に関する取扱要綱(PDF)」PDF(176KB)にてご確認ください。


課外活動団体に関する取扱要綱第2条(認可の要件)第2項を抜粋
(1)専任教職員の部長又は顧問が置かれていること。
(2)団体に関する規則・規程等が置かれていること。
(3)原則として10名以上の本学学生で構成されていること。
(4)団体の構成員から、一定額の課外活動費(部費)を、定期的に徴収していること。
(5)団体として、3年以上の活動歴があり、継続していること。
(6)複数の学科及び学年で構成されていること。
(7)学内における特定の政治的実践活動および特定の宗教的宣教活動を目的としないこと。
(8)活動主体等が本学以外に存在し、その支部等として運営する団体ではないこと。(注)
(9)本学にすでに同種目または同分野の課外活動団体が存在しないこと。(注)
(10)本学代表として本学名称を掲げて学内外で活動する団体であること。(注)
   (注) 第8号、第9号ならびに第10号は、2019年度以降に申請された団体のみに適用する。

提出書類・データ

  • ※ダウンロードするには圧縮解凍ソフトが必要です。
  • ※記入した所定書式一式(書面・USBデータの2種類)を各キャンパス学生課へ提出して下さい。

提出日時・提出場所

【受付期間】
  5月16日(木)~5月30日(木)

【提出場所】
  横浜キャンパス 1号館1階 学生課 8:45~16:00
  湘南ひらつかキャンパス 11号館1階 平塚学生課 9:00~16:30

結果通知

学生生活支援委員会の審議を経て、6月下旬に学生課掲示板にて掲示予定

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2019年度前期 新規サークル登録申請について

2019年度前期 新規サークル登録申請を下記のとおり受付します。
【申請要件】をよく読み、間違えのないよう入力・記入の上、提出してください。なお、認可の判断は、申請要件を全て満たし、学生生活支援部での審議の上にて決定されます。

申請対象

    新規公認サークルとしての活動を希望する団体で、下記申請要件を全て満たしている団体。

申請要件

  • 10名以上の本学学生で構成されていること。
  • 複数の学科及び学年で構成されていること。
  • 団体としての活動、目的が明確であること。(但し、政治・宗教的活動は不可)

※部室の貸与はありません。
※既存団体代表が同一種類の新規サークル代表を兼任することはできません。

提出日時・提出場所

    【横浜キャンパス】
    提出日:2019年4月18日(木)~ 5月6日(月) 取扱時間 授業日8:45~16:00
    提出場所:1号館1階 学生課

    【湘南ひらつかキャンパス】
    提出日:2019年4月18日(木)~ 5月6日(月)取扱時間 授業日9:00~16:30
    提出場所:11号館1階 平塚学生課

提出書類・データ

結果発表

学生生活支援部の審議を経て、掲示にて5月30日(木)に発表 

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2019年度 基本援助金説明会について【重要】

公認・準公認課外活動団体には「課外活動団体に関する取扱要綱」に基づき、本年度も前年度の活動実績、決算書類及び今年度の部員名簿・活動予定・予算書類等の作成を行っていただきます。本書類は本年度における団体継続の認可、並びに各団体に対する基本援助金を決定する大変重要なものです。
つきましては、本件に関して下記のとおり説明会を開催しますので、必ず出席してください。

1. 対象者

    公認・準公認課外活動団体の学生代表と会計担当者 計2名
    (※サークル団体は基本援助金及び本説明会の対象ではありません。)

2. 説明会日時・場所

〔横浜キャンパス〕 2019年4月18日(木) 12:40~13:20 7-21講堂
〔湘南ひらつかキャンパス〕 2019年4月19日(金) 12:50~13:20 1-202講堂

3. 説明会持ち物

  • 団体証明証(横浜キャンパスの団体のみ)
  • 下記の書類(1)(2)をプリントアウトしたもの(※必ず説明会時にお持ちください)
  • (1)作成書類一式
    所定様式はこちら(※ダウンロードするには圧縮解凍ソフトが必要です。)
    ※昨年度(2018年度)のフォーマットから一部内容を変更しています。昨年度の書類をコピーして作成しないようご注意ください。

    (2)説明書

4. 書類提出期間

【横浜キャンパス】8:45~16:00

  • 2019年5月 7日(火)体育会(ア行~ナ行)
           5月 8日(水)体育会(ハ行~ラ行) 公認文化系(ア行~カ行)
           5月 9日(木)公認文化系(サ行~ワ行)
           5月10日(金)公認(学術系・工学系)、準公認

【湘南ひらつかキャンパス】9:00~16:30

  • 2019年5月6日(月)公認文化系
           5月7日(火)公認スポーツ系
           5月8日(水)強化指定部

5. 提出書類の内容

下記の書類(1)(2)を提出してください。 

(1) 3.(1)作成書類一式の原稿
(2) 3.(1)作成書類一式のUSBデータ

6. 面談日程

書類提出時に面談日時を調整します。

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2019年度 施設使用仮申請について(横浜キャンパス)

2019年度に施設の使用を希望する団体は、下記の日程に学生課窓口で申請を行ってください。申請用紙は当日学生課前掲示板に用意します。

※仮申請の期間は2日間ですが希望場所が重なった場合、1日目に仮申請をした団体を優先とします。

注意事項
  1. 仮申請をした団体は調整結果をもとに、施設を使用する期日までに必ず本申請を行ってください。本申請をしないと施設使用を許可されたことにはなりませんので注意してください。
  2. 申請に来る際には、必ず団体登録証を持参、提示してください。
  3. 大学行事・入試・外部貸出し等で施設が使用できない日がありますので、予めご了承願います。

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2019年度 施設調整会について(湘南ひらつかキャンパス)

湘南ひらつかキャンパスの施設の使⽤を希望する団体は、施設調整会に出席の上、申請を⾏ってください。申請⽤紙は当⽇配布いたします。
施設調整会は2か月ごとに開催します。日時・場所・対象施設等の詳細は1号館学生課掲示板にてお知らせしておりますので、ご確認ください。
講堂予約につきましては随時受け付けておりますので、平塚学生課窓口にお手続きの上、ご利用ください。

※施設調整会開催月:2019年5月(6・7月分)、7月(8・9月分)、9月(10・11月分)、11月(12・1月分)、2020年1月(2・3月分)3月(4・5月分)

※事前に申し出がなく施設調整会に無断で欠席した団体は、2か月間使用することができませんのでご注意ください。

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課外活動報告書の提出に関するご案内

公認・準公認の課外活動団体は毎月5日までに先月分の活動内容(戦績報告含む)および当月分の活動予定を必ず提出してください。

提出書類
課外活動報告書 Excel
提出先アドレス
kagai-houkoku@kanagawa-u.ac.jp
提出する際の注意
メールで提出する際は団体名が分かるように、件名に「●●部 ●月活動報告」を明記してください。

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事務手続きに必要な所定様式の一覧

日常申請書類

各種事務手続きに必要な書類はこちらからダウンロードしてください。
なお、横浜キャンパスでの窓口手続きには「団体証明証」が必要となりますので、必ず持参してください。

物品借用願 共通 Word

大学内の物品を借りる場合は、学生課へ上記書類を提出し、事前に許可を受けてください。なお、数や種類に限りがあるので、お貸しできない場合もあります。ご了承ください。

駐車願 横浜 Word 平塚 Word
横浜

大学内への車両乗り入れは原則禁止(横浜キャンパスのみ)です。指導者・業者等がやむを得ず駐車する場合は、学生課へ上記書類を提出し、事前に許可を受けてください。ただし、大学行事等で駐車許可ができない場合もありますのでご注意ください。

湘南ひらつか

授業や研究活動による荷物の搬入・搬出等のやむを得ない事由で、大学内へ車両を乗り入れする場合は、学生課へ上記書類を提出し、事前に許可を受けてください。上記の理由での許可者、および車両通学許可者以外は大学内への車両乗り入れは原則禁止です。ただし、大学行事等で駐車許可ができない場合もありますのでご注意ください。

合宿遠征届および参加者名簿 共通 Word

公認課外活動団体および公認サークルは、合宿および遠征を行う前に必ず本届出を学生課へ提出してください。

課外活動企画書 共通 Word

本学の施設を利用した競技試合や企画イベントを行う場合は本企画書(および添付資料)を事前に学生課へ提出してください。またその活動に学外者が入構する場合は学外入構者届も併せて提出してください。

学外入構者届 横浜 Word 平塚 Word

競技試合や企画イベント等により本学へ学外者が入構する場合には本届出を事前に学生課へ提出してください。

  • 横浜キャンパスと湘南ひらつかキャンパスで書式が若干異なりますので、ダウンロードの際にはお気をつけください。
課外活動援助金交付申請書 共通 Excel

公認課外活動団体が「教育振興基金規程第6条(通称:特別援助金)」に基づいて、大会・定期行事等における申請を行う場合は、本申請書および必要書類を揃えて、対象事案の終了後2週間以内に学生課へ提出してください。年度を過ぎての申請は受け付けませんので、大会・定期行事等が3月に実施される場合は、事前に学生課窓口へご連絡ください。
※2019度よりフォーマットを変更しています

掲示物申請書 共通 Word

本学の掲示板へポスター掲示をする場合は、学生課に掲示物申請書を提出してください。
掲示期間は最長で1か月までとし、枚数は各団体30枚までとします。

各種届出事項変更届 共通 Word

課外活動団体・サークル内で役職者や入退部による名簿などが変更になった場合は速やかに本届出を学生課へ提出してください。

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課外活動の事務手続きに関してよくいただくご質問

課外活動の事務手続きに関してよくいただくご質問に関してはこちらをご覧ください。

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