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課外活動の事務手続き

『CLUB GUIDE 2018』掲載を希望する団体へ

重要

新入生や在学生に課外活動団体を紹介する冊子『CLUB GUIDE 2018』の掲載についてお知らせします。本冊子への掲載は公認・準公認課外活動団体については提出を必須とし、公認サークルは掲載希望団体のみ提出とします。
なお、公認サークルについては別途2018年度サークル継続登録申請を完了している団体のみが対象となります。
今年度より、申請方法がWeb登録申請に変更になっていますので下記を一読の上、掲載申請を行ってください。

1.掲載対象団体

  1. 【必須】公認・準公認課外活動団体
  2. 【任意】公認サークル
    ※同日程で受付している2018年度サークル継続登録申請が完了していること

2.Web受付期間

受付期間:2017年12月18日(月)~2018年1月15日(月)

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2018年1月24日(水)~3月31日(土)の施設使用仮申請について

2018年1月24日(水)~3月31日(土)に施設使用希望の団体は、以下の日程に学生課窓口で申請を行ってください。申請用紙は当日学生課前掲示板に用意いたします。

受付期間
  • 受付は授業が始まってすぐです。ご注意ください。
  • 1月9日(火)・10日(水)仮申請期間 2日間のみ
    1月9日(火)の仮申請を優先する。
  • 1月19日(金)~調整結果渡し本申請開始
注意事項
  1. 仮申請をした団体は調整結果をもとに、施設を使用する期日までに必ず本申請を行ってください。本申請をしないと施設使用を許可されたことにはなりませんので注意してください。
  2. 申請に来る際には、必ず団体登録証を持参、提示して下さい。
  3. 大学行事・入試・外部貸出し等で施設が使用できない日がありますので、予めご了承願います。
  4. 補講日・試験期間中はサークル団体への施設の貸出しは行っておりません。

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2018年度昼休み講堂使用希望について

2018年度における昼休みの講堂使用仮申請を下記の通り、受付いたします。
希望する団体は指定様式にて申し込みください。

対象

  • 公認・準公認課外団体 および 2018年度サークル継続を認可された団体

対象教室

3号館・7号館・8号館・10号館・11号館 講堂  

貸出期間

通年授業期間における昼休み(12:10~12:50)

  • 前期 4月7日(土)~7月24日(火)
  • 後期 9月21日(金)~1月21日(月)

※日曜日・祝日・大学休業日・新入生勧誘期間・補講・試験期間中は対象外

申請方法

学生課掲示板配布の所定用紙、または以下より所定用紙をダウンロードし、必要事項を記入、学生課窓口(窓口取扱時間内に限る)に提出すること。

申請期限

2018年1月9日(火)~2月19日(月)

結果発表

2018年3月9日(金)
※抽選の上、学生課掲示板にて発表。対象団体には講堂使用許可書を学生課窓口にて配布。

注意事項
  1. 使用目的はミーティングのみ許可します。喫煙等の使用違反が発覚した場合はその時点から使用を禁止とします。
  2. あくまで授業・大学行事が優先となります。急遽予定が入った場合は、教職員の指示に従ってください。
  3. 昼休みは黒板の清掃が入ることを了承下さい。
  4. 同一団体による使用は原則週3日までとします。

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サークル継続登録申請を希望する団体へ

2018年度サークル継続登録申請についてお知らせします。

対象団体

2017年度にサークル登録をしており、かつ2018年度(2018年4月~2019年3月)に引き続きサークル活動を希望する団体を対象としています。

申請方法

『大学公認サークルに関する取扱要綱』を熟読、かつ継続要件を確認のうえ、下記のとおり継続登録申請を行ってください。
なお、継続登録の申請をしなかった団体は2018年4月以降の公認サークルとしての活動および2018年度版CLUB GUIDEへの掲載が出来ません。

継続要件
  • 原則として10名以上の本学学生で構成されていること。
  • 原則として複数の学科および学年で構成されていること。
  • 学内における特定の政治的実践活動および特定の宗教的宣教活動を目的としないこと。
    ※サークル学生代表は同じジャンルのサークル間で同一人物による兼務はできません。
継続登録申請方法

「サークル継続登録申請マニュアル」を熟読したうえで、所定様式をダウンロードし、申請書の必要事項を全て記入・入力してください。

  • 「サークル継続申請書」は「概要」と「サークル団体名簿一覧」で構成されており、すべての提出が必要です。
  • ダウンロード後は圧縮解凍ソフトが必要です。
提出物
  • USBメモリ
    データ入力した「サークル継続申請書(概要・サークル団体名簿一覧)」ファイルを収納したUSBメモリ ※USBメモリはその場で返却します。
  • 紙媒体
    データ入力した「サークル継続申請書(概要・サークル団体名簿一覧)」ファイルをプリントアウトしたもの
    ※団体代表者名は必ず自署・捺印ください。
提出日時・場所
提出期間
2018年1月9日(火)~1月15日(月)
提出日
横浜キャンパスは窓口の混雑を防ぐため、団体毎に提出日を設けます。できるだけ下記の日程に提出してください。
  • 1月9日(火)スポーツ系 サッカー系
  • 1月10日(水)スポーツ系 ウィンタースポーツ・テニス系
  • 1月11日(木)スポーツ系 バスケ・バドミントン・バレー系
  • 1月12日(金)スポーツ系 野球系・その他
  • 1月15日(月)文化系
提出場所・時間
横浜学生課 8:45~16:00/平塚学生課 9:10~17:00
申請結果
1月22日(月)掲示板にて発表します。
注意事項
  • 今回提出される情報は課外活動支援の為のみ使用します。本人の同意なく第三者に開示することはありません。
  • 今回の申請は2017年度にサークル登録されている団体のみ対象であり、新規サークル設立の申請ではありません。

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2017年12月24日(日)~2018年1月23日(火)の施設使用仮申請について

2017年12月24日(日)~2018年1月23日(火)に施設使用希望のある団体は、以下の日程に学生課窓口で申請を行ってください。申請用紙は当日学生課前掲示板に用意いたします。

受付期間
  • 11月30日(木)・12月1日(金)仮申請期間 2日間のみ
    11月30日(木)の仮申請を優先する。
  • 12月12日(火)~調整結果渡し 本申請開始
注意事項
  1. 仮申請をした団体は調整結果をもとに、施設を使用する期日までに必ず本申請を行ってください。本申請をしないと施設使用を許可されたことにはなりませんので注意してください。
  2. 申請に来る際には、必ず団体登録証を持参、提示して下さい。
  3. 大学行事や授業等で使用不可になる場合がありますので予めご了承ください。
  4. 12/25~1/5は講堂の貸出はいたしませんのでご注意ください。

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課外活動報告書の提出に関するご案内

公認・準公認の課外活動団体は毎月5日までに先月分の活動内容(戦績報告含む)および当月分の活動予定を必ず提出してください。

提出書類
課外活動報告書 Excel
提出先アドレス
kagai-houkoku@kanagawa-u.ac.jp
提出する際の注意
メールで提出する際は団体名が分かるように、件名に「●●部 ●月活動報告」を明記してください。

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事務手続きに必要な所定様式の一覧

日常申請書類

各種事務手続きに必要な書類はこちらからダウンロードしてください。
なお、横浜キャンパスでの窓口手続きには「団体証明証」が必要となりますので、必ず持参してください。

物品借用願 共通 Word

大学内の物品を借りる場合は、学生課へ上記書類を提出し、事前に許可を受けてください。なお、数や種類に限りがあるので、お貸しできない場合もあります。ご了承ください。

駐車願 横浜 Word 平塚 Word
横浜

大学内への車両乗り入れは原則禁止(横浜キャンパスのみ)です。指導者・業者等がやむを得ず駐車する場合は、学生課へ上記書類を提出し、事前に許可を受けてください。ただし、大学行事等で駐車許可ができない場合もありますのでご注意ください。

湘南ひらつか

授業や研究活動による荷物の搬入・搬出等のやむを得ない事由で、大学内へ車両を乗り入れする場合は、学生課へ上記書類を提出し、事前に許可を受けてください。上記の理由での許可者、および車両通学許可者以外は大学内への車両乗り入れは原則禁止です。ただし、大学行事等で駐車許可ができない場合もありますのでご注意ください。

合宿遠征届および参加者名簿 共通 Word

公認課外活動団体および公認サークルは、合宿および遠征を行う前に必ず本届出を学生課へ提出してください。

課外活動企画書 共通 Word

本学の施設を利用した競技試合や企画イベントを行う場合は本企画書(および添付資料)を事前に学生課へ提出してください。またその活動に学外者が入構する場合は学外入構者届も併せて提出してください。

学外入構者届 横浜 Word 平塚 Word

競技試合や企画イベント等により本学へ学外者が入構する場合には本届出を事前に学生課へ提出してください。

  • 横浜キャンパスと湘南ひらつかキャンパスで書式が若干異なりますので、ダウンロードの際にはお気をつけください。
課外活動援助金交付申請書 共通 Excel

公認課外活動団体が「教育振興基金規程第6条(通称:特別援助金)」に基づいて、大会・定期行事等における申請を行う場合は、本申請書および必要書類を揃えて、対象事案の終了後2週間以内に学生課へ提出してください。年度を過ぎての申請は受け付けませんので、大会・定期行事等が3月に実施される場合は、事前に学生課窓口へご連絡ください。
※2017度よりフォーマットを変更しています

掲示物申請書 共通 Word

本学の掲示板へのポスター掲示、また構内通路上にてチラシを配布する場合は学生課に掲示物申請書を提出してください。掲示期間は1ヶ月で枚数は最大A3サイズ、20枚までとします。

各種届出事項変更届 共通 Word

課外活動団体・サークル内で役職者や入退部による名簿などが変更になった場合は速やかに本届出を学生課へ提出してください。

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課外活動の事務手続きに関してよくいただくご質問

課外活動の事務手続きに関してよくいただくご質問に関してはこちらをご覧ください。

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